Budget de fonctionnement du CSE : le guide complet

La loi impose à l’employeur d’allouer au CSE, dans les entreprises employant au moins 50 salariés, une subvention de fonctionnement destinée à couvrir les dépenses du comité s’inscrivant dans le cadre des ses attributions économiques et professionnelles (AEP).     

Diverses questions se posent. De quelle manière est calculé ce budget ? Comment bien l’utiliser? Quelles sont les sanctions encourues par l’employeur à défaut de versement ? Le point sur le budget de fonctionnement du CSE.

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Tout comprendre sur le budget de fonctionnement du CSE

Comment se calcule le budget de fonctionnement ?

Le budget de fonctionnement d’un CSE dépend en grande partie de son effectif. En effet, l’employeur d’une entreprise de plus de 50 salariés est tenu de verser une subvention de fonctionnement qui dépend de la masse salariale de l’entreprise :

  • Pour les entreprises de 50 à 2 000 salariés, le montant de la subvention équivaut à 0.20% de masse salariale brute
  • Pour les entreprises de plus de 2 000 salariés, ce montant équivaut à 0.22% de la masse salariale brute 

Ce montant s’ajoute à la subvention destinée aux activités sociales et culturelles (ASC).

A noter que l’employeur peut fournir une contribution d’un montant supérieur mais  pas inférieur.

Budget

Calcul :

Année de référence

La masse salariale à prendre en compte est celle de l’année en cours. Mais faute de pouvoir connaître avec exactitude cette masse avant la fin de l’année, la subvention peut être calculée sur la masse de l’année précédente et réajustée en fin d’année.

Sommes prises en compte

Pour le calcul de la subvention de fonctionnement et de la contribution aux activités sociales et culturelles, la masse salariale brute est constituée par l’ensemble des rémunérations soumises à cotisation de sécurité sociale.

Utilisation du budget de fonctionnement

Observation liminaire : les dépenses relevant du budget AEP

Les dépenses de fonctionnement courantes concernant les activités économiques :

  • les frais administratifs courants : fournitures de bureau, frais de communications (téléphone, fax, internet), frais postaux, achats informatiques, …
  • les charges d’aide à la rédaction des procès-verbaux,
  • les frais de déplacements (autres que ceux que l’employeur doit prendre en charge)…

Les études et les expertises (autres que ceux dont la loi a prévu la prise en charge par l’employeur) et missions économiques :

 

  • payer les experts libres mandatés par le comité ou une commission,
  • expert-comptable dans le cadre de la consultation sur la stratégie (dans la limite de 20% de ses honoraires et du 1/3 du budget annuel du comité),
  • toute documentation technique…

Les dépenses de formation des élus du comité (facture du formateur, frais de déplacement, d’hébergement et salaire des élus uniquement, pour ce dernier, dans les cas ou cette prise en charges n’incombe pas à l’employeur) des délégués du personnel et des délégués syndicaux ainsi que des dépenses de documentation des élus.

Les communications envers les salariés si ces communications ne concernent pas les activités sociales et culturelles du comité :

  • acheter du matériel de duplication (en complément du matériel fourni par l’employeur),
  • payer les frais de diffusion des procès-verbaux et comptes rendus de réunions du comité,
  • payer les frais de réunions du personnel dont l’objet relève des activités économiques et professionnelles…

Une mauvaise utilisation des budgets : les sanctions encourues

Des élus ont été condamnés en correctionnelle pour abus de confiance parce qu’ils avaient utilisé la subvention de fonctionnement de 0.2 % pour payer des frais de repas aux membres du CSE.

A noter que seul le CSE et non l’employeur peut dire si un élu a commis une faute dans l’exercice de ses foncions de membre du CSE .

Le budget AEP : le nerf du fonctionnement efficace du CSE

UNE UTILISATION PERTINENTE DU BUDGET DE FONCTIONNEMENT EST UN ATOUT POUR UN COMITÉ DANS SES RELATIONS AVEC LA DIRECTION.

C’est la somme mise en réserve au titre de ce budget qui va permettre au comité de pouvoir faire appel à un avocat, un expert technique, à d’autres conseils, dans des situations de crise (restructuration, licenciements, conflits, négociations…). Le comité pourra ainsi lutter ou négocier à armes égales avec la direction.

Le comité peut utiliser le budget de fonctionnement pour se constituer une bonne base de documentation qui lui permettra de connaître les règles concernant le fonctionnement du comité, les droits et obligations de ses membres. Cela accroîtra la crédibilité du comité et l’assurance de ses membres.

Budget

Le budget de fonctionnement doit aussi financer la formation des élus, tant pour les stages de formation économique des élus titulaires (art. L. 434.10 du Code du travail), que des stages supplémentaires, dont peuvent bénéficier aussi les suppléants et les représentants syndicaux.

Les membres du comité étant formés convenablement pourront ainsi discuter « d’égal à égal » avec la direction.

Il est impératif que le comité ne confie pas la gestion du budget de fonctionnement à la direction sous prétexte qu’il est plus simple de demander à la direction de payer directement les dépenses relatives à ce budget. 

Dans ce cas, le comité donne indirectement à la direction un droit de regard injustifié sur les dépenses du comité au titre de ce budget de fonctionnement. En outre, en cas de crise et de nécessité de faire appel très rapidement à un conseil, la direction ne risque-t-elle pas de tarder à prendre en charge de telles dépenses, de façon à freiner l’action du comité ?

Rappelons enfin que la prescription en matière de budget de fonctionnement est de 30 ans et que le comité qui n’aurait pas géré jusqu’ici son budget de fonctionnement pourrait réclamer à la direction que ce dernier lui soit réglé depuis la constitution du comité ou, s’il existait à l’époque, depuis le 1er novembre 1982, sous déduction des dépenses engagées par l’employeur sur cette période et pour lesquelles il dispose de justificatifs.

Le budget de fonctionnement, s’il est utilisé conformément à son objet et avec pertinence, permettra donc au comité d’être considéré par la direction comme un partenaire crédible et respectable.

Quelles sont les sanctions encourues par l’employeur à défaut de versement ?

Versement : principe 

L’employeur peut verser en  début de l’année le montant de la subvention mais il n’y est pas tenu. Il peut effectuer plusieurs versements étalés dans le temps à condition qu’ils permettent d’assurer un fonctionnement normal du comité. Un réajustement s’opère en fin d’année.   

Défaut de versement : sanctions  

Le préjudice subi par le comité à défaut de paiement de la subvention de fonctionnement est en principe réparé par le versement  de cette subvention, majorée par les intérêts de retard. Le comité ne peut prétendre en sus à des dommages et intérêts que si le non versement de la subvention par l’employeur résulte de la résistance  abusive. L’abstention volontaire de l’employeur de verser sa subvention au comité ou de lui communiquer le montant de la masse salariale constitue le délit d’entrave au fonctionnement du comité. 

Sanctions